Privacybeleid

Bedankt voor uw bezoek aan onze website!

De bescherming van uw privacy en persoonsgegevens is voor ons van het grootste belang. Wij streven ernaar uw privacy te beschermen en ervoor te zorgen dat u ons uw persoonsgegevens veilig kunt toevertrouwen. Daarom verbinden wij ons ertoe uw persoonsgegevens op een veilige en discrete manier te verwerken. Daarnaast nemen wij passende beveiligingsmaatregelen om verlies, wijziging, toegang door onbevoegde personen en/of enige andere onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Dit privacybeleid heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door ons via onze website [www.vrooomy.com].

Wij streven naar transparantie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en wat wij met uw persoonsgegevens doen. In dit privacybeleid geven wij u meer details over die verwerkingen.

Wie zijn wij?

VROOOMY N.V. (VROOOMY), een naamloze vennootschap opgericht en bestaande naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Boterbosstraat 6 (bus 1), 3550 Heusden-Zolder, België, en ingeschreven in de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) onder nummer BE0873.674.050 (hierna: “VROOOMY”, “wij” of “ons”)

U kunt ons contacteren via de volgende contactgegevens:

E-mail: support@vrooomy.com

Wij streven ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen inzake privacy en de bescherming van persoonsgegevens, waaronder Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) (hierna de “AVG”) en de toepasselijke nationale uitvoeringswetgeving.

Enkele definities

Voor de toepassing van dit privacybeleid verwijst de term “persoonsgegevens” naar: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de “betrokkene”). Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens, online identificator, of één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Met andere woorden: alle informatie die kan worden gebruikt om een persoon te identificeren. Dit omvat bijvoorbeeld uw naam en voornaam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres, alsook uw IP-adres.

De term “verwerking” is zeer ruim en omvat onder meer het verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, combineren, archiveren en verwijderen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens (de “data controleur”)

VROOOMY is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij zijn wat de AVG omschrijft als de “verwerkingsverantwoordelijke” voor uw persoonsgegevens. Concreet betekent dit dat VROOOMY, eventueel samen met andere entiteiten, het doel en de middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens bepaalt.

Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken wij, waarom, op welke rechtsgrond en hoelang?

In de onderstaande tabel leest u:

  • Kolom 1: welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken (de “Categorieën van persoonsgegevens”);
  • Kolom 2: waarom wij uw persoonsgegevens verwerken (de “Doeleinden”);
  • Kolom 3: op welke rechtsgrond de verwerking is gebaseerd (de “Rechtsgrond”); en
  • Kolom 4: hoelang wij uw persoonsgegevens verwerken (de “Bewaartermijn”).

Alle verwerkingsactiviteiten met betrekking tot uw persoonsgegevens vinden plaats voor één of meerdere welbepaalde doeleinden.

Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens enkel wanneer wij ons kunnen beroepen op een geldige rechtsgrond. De toepasselijke rechtsgrond, die u in de kolom “Rechtsgrond” terugvindt, betekent het volgende:

  • “Toestemming”: u hebt toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden;
  • “Overeenkomst”: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst;
  • “Gerechtvaardigd belang”: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden die bescherming van persoonsgegevens vereisen, zwaarder wegen;
  • “Wettelijke verplichting”: de verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij als verwerkingsverantwoordelijke onderworpen zijn.

Categorieën van persoonsgegevens | Doeleinden | Rechtsgrond | Bewaartermijn[1] 

Apparaatinformatie

  • Doel: Om u toegang te geven tot onze website
  • Rechtsgrond: Toestemming
  • Bewaartermijn: Tot het einde van uw bezoek aan onze website

Identificatiegegevens, contactgegevens, inhoud van uw bericht, bijlagen (optioneel)

  • Doel: Om uw vraag, bericht of klacht te beantwoorden via het contactformulier op de website
  • Rechtsgrond: Toestemming
  • Bewaartermijn: Voor de duur van de verwerking van uw vraag of bericht

Contactgegevens, taalkeuze

  • Doel: Om u te laten inschrijven op onze nieuwsbrief
  • Rechtsgrond: Toestemming
  • Bewaartermijn: 3 jaar nadat u uw toestemming hebt gegeven[2] 

Identificatiegegevens, contactgegevens, bedrijfsgegevens indien u een bedrijf vertegenwoordigt, taalkeuze, bankrekeninggegevens, gebruikersnaam en wachtwoord

  • Doel: Om u toe te laten een klantenaccount aan te maken via onze website
  • Rechtsgrond: Overeenkomst
  • Bewaartermijn: Gedurende de volledige duur van de klantenrelatie met u

Identificatiegegevens, contactgegevens, inhoud van uw melding, bijzondere categorieën van persoonsgegevens (indien deze in uw melding zouden worden onthuld)

  • Doel: Om de mogelijkheid te faciliteren om melding te maken van zaken die betrekking kunnen hebben op schendingen van wettelijke verplichtingen of onze eigen regels en voorschriften in het kader van de Belgische klokkenluidersregeling
  • Rechtsgrond:
    • Wettelijke verplichting (Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector)
    • Artikel 9, lid 2, (g) AVG (verplichting krachtens Unie- en lidstaatrecht (klokkenluiderswetgeving))
  • Bewaartermijn: Zolang als nodig om gepast gevolg te geven aan uw melding

Identificatiegegevens, contactgegevens, bedrijfsgegevens indien u een bedrijf vertegenwoordigt, informatie over uw relatie met ons, de inhoud van uw verzoek en gerelateerde informatie, gegevens van de identiteitskaart en handtekening

  • Doel: Om uw verzoek tot uitoefening van uw rechten te beheren
  • Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (het faciliteren van de uitoefening van uw rechten)
  • Bewaartermijn: 10 jaar voor het verzoek (in geval van een gerechtelijke procedure: tot beëindiging van de gerechtelijke procedure)

Identificatiegegevens, contactgegevens, alle andere informatie over u die nodig kan zijn om onze rechten te verdedigen en te beschermen

  • Doel: Om onze rechten te verdedigen en te beschermen
  • Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (juridische verdediging)
  • Bewaartermijn: Toepasselijke verjaringstermijn (zie “Bewaring van uw persoonsgegevens”)

Minderjarigen

Wij beogen geen persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar. Deze minderjarigen mogen ons geen persoonsgegevens bezorgen of toestemming geven zonder toestemming van de persoon die het ouderlijk gezag uitoefent.

Cookies

Wij gebruiken ook cookies, voornamelijk om onze website blijvend te optimaliseren voor haar gebruikers. Voor meer specifieke informatie over de cookies die wij gebruiken, kunt u ons cookiebeleid raadplegen via https://vrooomy.com/pages/cookie-policy.

Uw privacyrechten

Om u meer controle te geven over de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over verschillende rechten. Deze rechten zijn vastgelegd in de AVG.

U hebt de volgende rechten:

Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U hebt het recht om te allen tijde van ons te vernemen of wij uw persoonsgegevens verwerken. Als wij ze verwerken, hebt u het recht om inzage te krijgen in deze persoonsgegevens en om bijkomende informatie te ontvangen over:

a) de doeleinden van de verwerking;
b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
c) de ontvangers of categorieën van ontvangers (in het bijzonder ontvangers in derde landen);
d) de bewaartermijn of, indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
e) het bestaan van uw privacyrechten;
f) het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
g) de bron van de persoonsgegevens indien wij persoonsgegevens verkrijgen van een derde;
h) of wij gebruikmaken van geautomatiseerde besluitvorming met betrekking tot u.

Indien wij u geen toegang kunnen geven tot uw persoonsgegevens (bv. wegens wettelijke verplichtingen), zullen wij u informeren waarom dit niet mogelijk is.

U kunt ook gratis een kopie verkrijgen, in een begrijpelijk formaat, van de verwerkte persoonsgegevens. Houd er rekening mee dat wij een redelijke vergoeding mogen aanrekenen om onze administratieve kosten te dekken voor elke bijkomende kopie die u aanvraagt.

Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”) (artikel 17 AVG)

In bepaalde gevallen kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Let wel: het recht om vergeten te worden is niet absoluut. Wij mogen uw persoonsgegevens blijven bewaren indien dit noodzakelijk is voor onder meer de uitvoering van de overeenkomst, het naleven van een wettelijke verplichting, of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. Wij zullen u hierover meer details geven in ons antwoord op uw verzoek.

Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Als uw persoonsgegevens onjuist, verouderd of onvolledig zijn, kunt u ons vragen deze onjuistheden of onvolledige informatie te verbeteren.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG)

Onder bepaalde voorwaarden hebt u ook het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt voor de uitvoering van de overeenkomst of waarvoor u toestemming hebt gegeven, door ons te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover technisch mogelijk, zullen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks aan de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke bezorgen.

Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

Indien één van de volgende situaties zich voordoet, kunt u ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:

a) u betwist de juistheid van die persoonsgegevens (in dat geval wordt het gebruik beperkt gedurende een periode die ons toelaat de juistheid te verifiëren);
b) de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig;
c) wij hebben uw persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden, maar u hebt ze nodig voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering;
d) zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht van bezwaar, kunt u verzoeken het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.

Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U kunt, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigde belangen of op basis van een taak van algemeen belang. In dat geval zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens stopzetten, tenzij wij dwingende en gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan die van u, of wanneer de verwerking verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming (artikel 22 AVG)

U hebt het recht niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde gegevensverwerking en die u aanzienlijk treft of juridische gevolgen voor u heeft, en die wordt genomen zonder betekenisvolle menselijke tussenkomst.

U kunt dit recht niet uitoefenen in de volgende drie situaties:

a) wanneer geautomatiseerde besluitvorming wettelijk is toegestaan (bv. om belastingfraude te voorkomen);
b) wanneer geautomatiseerde besluitvorming is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming; of
c) wanneer geautomatiseerde besluitvorming noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst (opmerking: wij streven er steeds naar om minder privacy-invasieve methoden te gebruiken voor het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst).

Recht om uw toestemming in te trekken (artikel 7 AVG)

Indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken op eenvoudig verzoek.

Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (artikel 77, lid 1 AVG)

U kunt een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Een lijst van de toezichthoudende autoriteiten binnen de Europese Unie vindt u via de volgende hyperlink: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_nl.

In België is de bevoegde toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit, met de volgende contactgegevens:

Website:
https://www.dataprotectionauthority.be

Contactgegevens:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België

+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Uitoefening van uw rechten

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld in de sectie “Wie zijn wij?”.

Om uw identiteit te verifiëren wanneer u uw rechten wenst uit te oefenen, kunnen wij u vragen ons een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te bezorgen. Het rijksregisternummer en de foto op uw elektronische identiteitskaart worden door ons niet bewaard. Wij raden u sterk aan om het rijksregisternummer en de foto te “zwartmaken[3]” alvorens u een kopie van uw elektronische identiteitskaart aan ons bezorgt.

U kunt de hierboven vermelde rechten kosteloos uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld wegens het repetitieve karakter). In dat geval hebben wij het recht een redelijke vergoeding aan te rekenen of te weigeren gevolg te geven aan uw verzoek.

Bewaring van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens enkel zolang als nodig is om het beoogde doel te bereiken. U dient er rekening mee te houden dat talrijke (wettelijke) bewaartermijnen ertoe leiden dat persoonsgegevens (moeten) worden bewaard. Wanneer er geen bewaarplicht bestaat, worden gegevens routinematig verwijderd zodra het doel waarvoor zij werden verzameld, is vervuld.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren indien u ons daarvoor toestemming hebt gegeven of indien wij deze gegevens nodig kunnen hebben in het kader van een rechtsvordering. In dat laatste geval moeten wij bepaalde persoonsgegevens als bewijs kunnen gebruiken. Daartoe bewaren wij bepaalde persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke verjaringstermijnen, die tot dertig jaar kunnen bedragen; de gebruikelijke verjaringstermijn voor persoonlijke vorderingen bedraagt echter tien jaar.

Bronnen van uw persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens die u spontaan aan ons verstrekt. Indien aanvullende persoonsgegevens vereist zijn, zullen wij u informeren of u verplicht bent deze mee te delen en wat de gevolgen zijn indien u ze niet meedeelt. Het niet meedelen van persoonsgegevens kan ertoe leiden dat wij onze diensten niet aan u kunnen verlenen.

In het bijzonder identificeren wij de volgende categorieën van bronnen:

(i) externe partners en onafhankelijke dienstverleners;
(ii) […[4]].

Categorieën van ontvangers

Binnen onze organisatie zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens enkel toegankelijk zijn voor personen die ze nodig hebben om contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen.

Wij zullen uw persoonsgegevens enkel aan derden bekendmaken overeenkomstig de wettelijke bepalingen of indien u uw toestemming hebt gegeven. In bepaalde gevallen worden onze medewerkers ondersteund door externe dienstverleners bij de uitvoering van hun taken.

Daarnaast geven wij geen persoonsgegevens door aan derden tenzij wij daartoe verplicht zijn op basis van wettelijke bepalingen (bv. doorgifte aan overheidsinstanties zoals toezichthoudende of rechtshandhavingsautoriteiten).

In het bijzonder identificeren wij de volgende categorieën van ontvangers[5]:

(i) overheids- of regelgevende autoriteiten wanneer daarom wordt verzocht in het kader van het naleven van een vonnis of bevel, wetgeving, regelgeving, norm of juridisch proces;
(ii) externe dienstverleners die ons in staat stellen u websitefunctionaliteiten aan te bieden;
(iii) externe (juridische en financiële) adviseurs en consultants.

Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”)

Wij zullen uw persoonsgegevens enkel doorgeven aan verwerkers of verwerkingsverantwoordelijken in derde landen voor zover wij daartoe wettelijk gerechtigd zijn.

Voor zover dergelijke doorgiften noodzakelijk zijn, nemen wij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens sterk worden beschermd en dat alle doorgiften van persoonsgegevens buiten de EER op rechtmatige wijze plaatsvinden.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

De beveiliging van uw persoonsgegevens is een belangrijk aandachtspunt voor ons. Wij nemen redelijke en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of toegang door onbevoegde personen.

Helaas is de overdracht van informatie via het internet niet volledig veilig. Hoewel wij ons best doen om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij de beveiliging van persoonsgegevens die via het internet aan ons worden doorgestuurd niet garanderen. Elke overdracht van persoonsgegevens gebeurt op eigen risico.

Vragen of klachten?

Wij streven ernaar uw privacy en persoonsgegevens veilig te beschermen. Als u vragen of klachten hebt over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u ons daarvan op de hoogte brengen via onze contactgegevens zoals hierboven vermeld in de sectie “Wie zijn wij?”.

Wijzigingen

Naar aanleiding van feedback, of om wijzigingen in onze verwerkingsactiviteiten te weerspiegelen, kunnen wij dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Wij nodigen u daarom uit om steeds de meest recente versie van dit privacybeleid op onze website te raadplegen.

 

Versie 26/12/ 2025